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Turismo de negócios e eventos

Hospedagens com estrutura para eventos

Hotéis e pousadas com sala de reunião ou auditório reúnem o encontro e a estadia no mesmo lugar.

Muitos encontros não precisam de um centro de convenções. A reunião de dez pessoas, o treinamento de trinta e a convenção de algumas centenas cabem em hotéis e pousadas que têm espaço próprio para eventos: sala de reunião, sala de eventos ou auditório.

Nesses lugares, o grupo dorme, come e trabalha no mesmo endereço. Quem organiza trata com uma só equipe, e quem participa sai do quarto e chega à sala em poucos minutos.

Da sala para dez pessoas ao auditório

O tamanho é relativo. Uma empresa pequena procura uma sala para dez ou vinte pessoas, com mesa, tela e silêncio; uma associação precisa de um salão para duzentas; uma convenção de vendas pede auditório e salas de apoio. Não existe tamanho mínimo para um evento, e há hospedagens preparadas para cada faixa.

O que distingue um espaço de eventos é ser próprio para isso e oferecido como tal. O restaurante fechado por algumas horas, a varanda ou o salão de jogos servem para uma confraternização, mas não substituem uma sala com capacidade informada, isolamento de som, tomadas, climatização e equipamento.

Hospedagens grandes costumam ter várias salas, que se abrem ou se dividem com paredes móveis, e um saguão para o credenciamento e os intervalos. As menores têm, em geral, uma sala só, o que para um grupo pequeno é vantagem: o lugar fica quase todo por conta da equipe.

O que perguntar à hospedagem

Capacidade. Peça o número de pessoas de cada sala em cada formato de montagem, porque ele muda muito de um para outro.

Formatos de montagem. Em auditório, as cadeiras ficam em fileiras voltadas para a frente, e a sala recebe mais gente. Em escola, há mesas diante das cadeiras, para quem precisa escrever ou usar o computador. Em U, as mesas formam essa letra e todos se veem, o que favorece a discussão. Em mesas redondas, o grupo se divide em equipes. Em coquetel, não há cadeiras, e as pessoas circulam.

Equipamento e internet. Pergunte o que a sala já tem: tela ou projetor, som, microfones, quadro e cabos. Sobre a internet, vale saber se a rede da sala é separada da rede dos hóspedes e quantas pessoas ela suporta ao mesmo tempo, ainda mais quando há transmissão ou videoconferência.

Alimentação. Combine os intervalos com café, o almoço e o jantar: onde são servidos, em que momento do dia e se há opções para quem tem restrição alimentar. Um espaço separado para as refeições evita interromper a sala.

Quartos para o grupo. Confirme quantos quartos estão livres nas datas, de que tipos e até quando ficam reservados para o evento. Pergunte também pelo acesso, pelo estacionamento e pelas condições para pessoas com mobilidade reduzida.

Evento e hospedagem no mesmo lugar: as vantagens

A primeira é o tempo. Sem traslado entre a hospedagem e a sala, a programação começa na hora e ninguém depende do trânsito. Para quem vem de outra cidade, basta uma viagem de ida e uma de volta.

A segunda é a convivência. O café da manhã, as refeições e o fim do dia viram parte do encontro, e muitas conversas úteis acontecem fora da sala. Em viagens de equipe, costuma ser esse o objetivo.

A terceira é a organização. Reserva de quartos, sala, equipamento e alimentação se resolvem numa só negociação, com um único contato. O cuidado é pôr tudo por escrito: o que está incluído, os períodos de uso da sala e as regras de cancelamento. Os valores variam conforme a data e o tamanho do grupo: peça a proposta atualizada.

Hotel ou pousada: como decidir

Os hotéis de cidade ficam perto de aeroportos, áreas de escritórios e centros de convenções, e atendem bem os encontros de um dia e os grupos que chegam de avião, enquanto as pousadas, em geral, ficam em bairros e cidades menores. São Paulo, por exemplo, tem uma grande rede de hospedagens com salas para eventos.

As hospedagens de praia e de serra somam salas e auditórios a áreas de lazer, e por isso recebem convenções em que o descanso faz parte do programa. Em Florianópolis há hospedagens de praia com salas e auditórios; em Gramado e em Foz do Iguaçu, muitas são preparadas para grupos.

As pousadas com sala de reunião funcionam para equipes pequenas que querem sair da rotina. Em Petrópolis, os espaços para reuniões vão de salas em pousadas a centros de convenções. O ritmo é outro: menos gente em volta, refeições feitas para o grupo e, em alguns casos, a casa inteira reservada.

Perguntas frequentes

O que é uma hospedagem com estrutura para eventos?

É o hotel ou a pousada que tem um espaço próprio para encontros, como sala de reunião, sala de eventos ou auditório, com capacidade informada e equipamento. Restaurante, varanda e salão de jogos não contam como sala de eventos.

Quantas pessoas cabem em uma sala de eventos de hotel ou pousada?

Depende da sala e da montagem. A mesma sala recebe mais gente em auditório, com cadeiras em fileiras, do que em U ou com mesas. Peça à hospedagem a capacidade em cada formato.

O que é montagem em auditório, em escola e em U?

Em auditório, só cadeiras, em fileiras voltadas para a frente. Em escola, cadeiras com mesas, também em fileiras. Em U, as mesas formam a letra e os participantes ficam de frente uns para os outros.

O que perguntar antes de reservar uma sala de reunião em hotel ou pousada?

A capacidade em cada formato, o equipamento incluído, a internet da sala, como são servidos o café e as refeições e quantos quartos há para o grupo nas datas. Vale também perguntar pelo estacionamento e pela acessibilidade.

Pousada serve para evento de empresa?

Serve, desde que tenha uma sala própria para reuniões. Para equipes de dez a trinta pessoas, uma pousada com sala, refeições e quartos para todos costuma resolver o encontro inteiro.

É mais prático fazer o evento na mesma hospedagem em que o grupo fica?

Na maioria dos casos, sim. Não há deslocamento entre os quartos e a sala, o grupo convive nas refeições e a organização negocia quartos, sala e alimentação com um só contato.

Onde fazer: Hospedagens com estrutura para eventos

As cidades do guia onde esta atividade acontece. Toque no nome para abrir a cidade.

Mapa: @svg-maps/brazil, CC BY 4.0

Bento Gonçalves RS
Rede de hotéis com sete espaços de eventos, de 100 a 1.200 pessoas.
Bonito MS
Resort com centro de eventos de três salas, a maior para até 300 pessoas.
Campos do Jordão SP
Hotel de serra com centro de convenções para até mil pessoas em auditório.
Mangaratiba RJ
Resort com três salas de convenção e tenda de 900 m² para até 550 pessoas.
Petrópolis RJ
Hotéis e pousadas com salas de eventos e capacidade informada na lista da Turispetro.